履歴書送付を依頼されたらメール返信の正解は？例文とマナーを徹底解説

「履歴書を送ってください」と言われたとき、どう返信すればいいのか迷った経験はありませんか？

メールでのやり取りは、採用担当者にあなたの第一印象を与える重要なポイントです。そのため、単に履歴書を送るだけではなく、適切なマナーと丁寧さを心掛けることが必要です。

この記事では、採用担当者に好印象を与えるためのメール返信の具体例や注意点について徹底解説します。

ポイントを押さえれば、どんな状況でも安心して対応できるようになります。初めての就職活動でも、この記事を読めば自信を持って履歴書送付メールを送れるようになるはずです。

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ポイント
メール返信の際に重要なのは、「タイミング」「内容の簡潔さ」「マナー」の3つです。これらを具体的な例と共に解説していきますので、ぜひ参考にしてください。

メール返信時の基本マナーとは？

履歴書を送付する際のメール返信は、採用担当者との最初のやり取りになることが多いです。

そのため、返信時のマナーは非常に重要です。以下では、基本的なマナーについて具体的に解説していきます。

メール返信のタイミング（目安: 半日〜1日以内）

メール返信のタイミングは、「半日から1日以内」が理想です。

採用担当者は多忙な中で多数のメールを処理しています。返信が遅れると「熱意が感じられない」「仕事が遅い人」といった印象を与える可能性があります。

また、迅速な返信はあなたの真剣さを伝えるチャンスでもあります。

例えば、「午前中に履歴書送付の依頼があった場合、午後の早い時間帯に返信する」「夜間にメールを受け取った場合、翌日の午前中に返信する」など、すぐに対応することが大切です。

返信が間に合わない場合は、まず「ご依頼を確認しました」とだけ早めに返信し、具体的な履歴書送付時期を伝えましょう。これにより、担当者に安心感を与えることができます。

件名の書き方（簡潔で具体的に）

件名は、簡潔で具体的に用件が伝わる内容にしましょう。

採用担当者は、毎日多くのメールを受け取っています。「誰が」「何の件で」連絡しているのか、ひと目で分かる件名でなければ、メールを見逃されたり誤解されたりする可能性があります。

適切な件名の例として、以下のようなものがあります。

• 「履歴書送付のご依頼について（氏名）」
• 「応募書類送付の件／○○（フルネーム）」

件名には「履歴書」「氏名」といったキーワードを必ず含めることで、相手にとって内容が明確になります。また、返信メールの場合は元の件名を残して「Re:」を使うのが一般的です。

正しい宛名の書き方（例: 「採用ご担当者様」や「○○様」）

宛名は、相手の立場や状況に合わせて適切に書くことが大切です。

宛名の使い方ひとつで、相手に与える印象が変わります。間違った宛名や省略された表現は、無礼に映ることがあります。

• 担当者名が分かる場合: 「株式会社○○ 採用担当 ○○様」
• 名前が不明な場合: 「株式会社○○ 採用ご担当者様」
• 部署宛の場合: 「株式会社○○ 人事部 御中」

宛名の記載ミスを防ぐために、相手の名前や部署名を必ず確認しましょう。また、記載時に変換ミスがないよう丁寧に入力してください。

文末の丁寧な締めの表現

メールの最後は、相手への感謝と丁寧なお願いで締めるのが基本です。

文末の表現は、あなたの人柄やマナーを示す大切な部分です。ここで失礼のないようにすることで、好印象を与えられます。

• 「お忙しいところ恐れ入りますが、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。」
• 「何卒よろしくお願い申し上げます。」

「お忙しいところ恐れ入りますが」などのクッション言葉を入れることで、柔らかい印象を与えます。さらに、署名を忘れずに記載し、最後まで丁寧な文章を心がけましょう。

ポイント

履歴書送付メールは、あなたの印象を左右する大切なやり取りです。

「迅速な返信」「明確な件名」「適切な宛名」「丁寧な文末表現」の4点を意識することで、採用担当者に信頼感を与えるメールを送ることができます。

まずは、これらの基本を押さえた上で、自信を持ってメールを作成してみましょう！

ケース別！メール返信の具体例

履歴書を送付する際、状況によってメールの内容を調整する必要があります。

それぞれのケースに適した返信例文と、その正解ポイントを具体的に解説します。これを参考にすれば、どんな場合でも的確に対応できます。

例文1: 履歴書をすぐに送付する場合

Point（結論）

履歴書をすぐに送る場合は、迅速で簡潔なメールが理想的です。

Reason（理由）

採用担当者は多くの業務を抱えているため、無駄のない簡潔なメールは相手の負担を軽減します。また、スムーズな対応は応募者の誠実さをアピールするポイントです。

Example（具体例）

Practical Tips（実践方法）

• 件名の明確さ: 「履歴書送付」という用件と氏名を記載。
• 感謝の表現: 「ご連絡いただきありがとうございます」と始めることで丁寧な印象を与えます。
• 署名の整備: 電話番号やメールアドレスを忘れず記載し、連絡手段を明確にします。

例文2: 履歴書の準備に時間がかかる場合

Point（結論）

履歴書の準備に時間がかかる場合でも、すぐに連絡を入れて状況を説明しましょう。

Reason（理由）

連絡を怠ると「返信を無視している」と受け取られる可能性があります。一方で状況を丁寧に説明することで、相手に安心感を与えられます。

Example（具体例）

Practical Tips（実践方法）

• 明確な送付予定: 「○月○日までに」と具体的な期日を記載し、信頼感を高めます。
• 謝罪とお願い: 「お待たせして申し訳ございません」と誠実さを示します。

例文3: 企業指定の送付方法が不明な場合

Point（結論）

送付方法が不明な場合は、丁寧に確認の連絡を入れることが重要です。

Reason（理由）

送付方法が分からないまま履歴書を送ると、採用担当者に手間をかけてしまう場合があります。確認の一手間でミスを防ぎ、誠実さを伝えられます。

Example（具体例）

Practical Tips（実践方法）

• 確認事項を明示: 「PDF形式にて添付メールでお送りする予定」と提案を記載しておくことでスムーズに話が進みます。
• 相手への配慮: 「お手数をお掛けしますが」と柔らかい表現を使うことで、好印象を与えます。

ポイント解説

各例文の正解ポイントは以下の通りです：

1. 迅速な対応: 担当者に手間をかけさせない簡潔な文面が重要です。
2. 具体性: 曖昧さを避け、具体的な日時や内容を記載することで信頼感を高めます。
3. 丁寧さ: 感謝や配慮の言葉を入れることで、応募者の誠実さをアピールできます。

どのケースでも、迅速かつ丁寧な対応が採用担当者の印象を良くする鍵です。この記事を参考に、自信を持って対応してください！

履歴書送付メールのチェックリスト

履歴書をメールで送付する際、採用担当者に与える印象を良くするには、細かいポイントにも気を配る必要があります。以下のチェックリストを活用して、送信前に最終確認を行いましょう。

添付ファイルの形式はPDF推奨

履歴書のファイル形式はPDFを選びましょう。

PDF形式はレイアウトが固定され、文字化けや改ざんのリスクが低いため、相手がどのデバイスで開いても内容が正確に伝わります。WordやExcel形式のファイルは編集可能なため、印象を損ねる可能性があります。

Microsoft Wordで作成した履歴書をPDFに変換する場合、以下の手順で簡単にできます：

1. 「名前をつけて保存」をクリック。
2. 「ファイルの種類」から「PDF」を選択。
3. 保存を実行。

手書きの履歴書を使用する場合はスキャナーやスマートフォンアプリを使い、PDF形式で保存しましょう。この際、画像の解像度に注意して、文字や写真がはっきり見えるようにしてください。

ファイル名の適切な付け方

ファイル名は「日付」「氏名」「履歴書」のように、内容が分かる形式で付けましょう。

採用担当者は多数の履歴書を管理しています。ファイル名が適切だと、誰の履歴書か一目で分かり、確認や整理がスムーズに進みます。

適切なファイル名の例：

• 0324_rirekisyo_tanaka.pdf
• 20241201_resume_yamada.pdf

不適切なファイル名の例：

• 履歴書.pdf
• 新しいドキュメント.pdf

ファイル名を付ける際、半角英数字とアンダースコア（_）を使うと見やすくなります。また、メールを送る当日の年月日を記載することで、最新の履歴書であることをアピールできます。

PDFファイルにパスワードを設定する重要性と送付のコツ

履歴書PDFには必ずパスワードを設定し、セキュリティを強化しましょう。

履歴書には氏名、住所、連絡先などの個人情報が含まれています。不正アクセスや情報漏えいを防ぐため、パスワードを設定することは必須です。

パスワード付きPDFを作成する手順：

1. WordからPDF形式で保存する際、「オプション」を選択。
2. 「ドキュメントをパスワードで暗号化する」にチェックを入れる。
3. パスワードを設定して保存。

送付時のポイント：

• パスワードはメール本文には記載せず、別メールで送信する。
• 簡単に推測されない複雑なパスワードを設定する（例：alphanumeric123#）。

企業が指定する方法がある場合はそれに従いましょう。また、万が一のために、送信したパスワードを記録しておくと安心です。

クラウドストレージの利用方法（Google DriveやDropboxなど）

ファイルサイズが大きい場合はクラウドストレージを活用して送付しましょう。

メールに直接添付すると、相手の受信ボックスがいっぱいになる可能性があります。クラウドストレージを使えば、大容量のファイルも簡単に共有できます。

リンクにはアクセス期限を設定すると、セキュリティが向上します。また、送付前に自分でリンクを開き、正しくアクセスできるか確認しましょう。

ポイント

履歴書送付メールでは、細部に気を配ることで採用担当者に良い印象を与えられます。「PDF形式での保存」「適切なファイル名」「セキュリティ対策」「クラウドストレージの活用」を実践することで、プロフェッショナルな対応が可能になります。このチェックリストを活用し、万全の準備でメールを送信しましょう！

メールで好印象を与える小さな工夫

履歴書送付メールは、面接担当者に対する最初のコミュニケーションです。メールの内容やマナー次第で、あなたへの印象が大きく変わることがあります。以下では、メールで好印象を与えるためのポイントを具体的に解説します。

簡潔で読みやすいメール本文の書き

メール本文は簡潔かつ明確に書くことで、読みやすさを確保しましょう。

採用担当者は日々多くのメールを受け取るため、要点が分かりやすいメールが好まれます。長文や回りくどい表現は避け、簡潔に要点を伝えることが重要です。

• 要点を先に記載: 「履歴書を送付した」という事実を最初に伝える。
• 段落を分ける: 各情報を段落ごとに整理して、視覚的にも読みやすくする。
• 敬語を正しく使う: 「ご確認のほどよろしくお願い申し上げます」など、丁寧な表現を心掛けましょう。

感謝の言葉やポジティブな印象を与える締めの文例

メールの最後には、感謝と前向きな印象を与える言葉を添えましょう。

感謝の言葉や前向きな表現は、採用担当者に好印象を与えます。応募者が誠実で積極的であると感じてもらえるため、簡単な工夫でも効果は大きいです。

• 「お忙しい中恐れ入りますが、ご確認いただけますと幸いです。」
• 「貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。」
• 「この度のご縁に心より感謝申し上げます。」

• 相手を気遣う表現: 「お忙しい中恐れ入りますが」といったクッション言葉を活用する。
• ポジティブな印象: 応募に対する意欲をアピールする締めくくりを心掛ける。

適切なメール送信時間（深夜や早朝は避ける）

メールは、相手が確認しやすい時間帯に送信しましょう。

深夜や早朝にメールを送ると、「生活リズムが乱れている」「相手への配慮がない」という印象を与える場合があります。一方、採用担当者が業務時間内に確認できるタイミングで送れば、スムーズなやり取りが可能です。

• 推奨時間帯: 午前9時～午後6時
• 避けるべき時間帯: 午前0時～午前7時

• メール送信予約機能を活用: 夜間にメールを作成した場合でも、送信時間を業務時間内に設定できます。
• 相手のスケジュールを意識: 面接担当者の繁忙期が予想される場合は、特に早めの対応を心掛けましょう。

ポイント

メールで好印象を与えるには、「簡潔で読みやすい本文」「感謝の言葉」「適切な送信時間」の3つがポイントです。

これらの工夫を取り入れることで、採用担当者に信頼感を与え、面接のチャンスをさらに引き寄せることができます。少しの工夫で大きな差が生まれることを意識しながら、丁寧な対応を心掛けましょう！

履歴書送付に関するよくある質問

履歴書を送付する際には、様々な疑問が浮かぶことがあります。

このセクションでは、よくある質問に対して具体的な解答をお届けします。これを読めば、どのような状況でも自信を持って対応できるようになります。

スマホから送っても良い？

スマホから履歴書を送ることは可能ですが、いくつか注意点を守る必要があります。

スマホを使えば、いつでもどこでもメールを送ることができます。しかし、スマホのメールアプリは、ファイルの添付や本文の体裁が崩れることがあり、印象を損ねるリスクもあります。特に履歴書送付は重要なやり取りなので、丁寧さが求められます。

• メールの件名や本文が抜けてしまうミスを防ぐため、送信前に必ずプレビューで確認する。
• スマホでPDF形式の履歴書を添付し、送信する。

• スマホ用のオフィスアプリやPDF編集アプリを活用して、履歴書を事前に整える。
• 可能であれば、パソコンを使用してメールを作成し、より丁寧な体裁に整えることをお勧めします。
• スマホで送信する場合は、メールアドレスの入力ミスに特に注意してください。

写真付き履歴書のデータ化方法は？

写真付き履歴書をデータ化する際は、スキャナーやスマホアプリを利用してPDF形式に保存するのが最適です。

写真付き履歴書は、紙媒体だと読みづらいことや保管が難しいことがあります。PDF形式にすることで、レイアウトをそのまま保持しつつ、デジタルで管理しやすくなります。

• スキャナーを使う場合：解像度を300dpi以上に設定し、PDF形式で保存する。
• スマホアプリを使う場合：CamScannerやAdobe Scanなどのアプリでスキャンし、画像をPDFに変換する。

• 顔写真が鮮明に見えるよう、スキャンや撮影時の照明に注意しましょう。
• データ化した後は、必ず画質やレイアウトが崩れていないか確認してください。
• 写真付きの履歴書は個人情報が含まれるため、送信時にパスワードを設定することを忘れないようにしましょう。

指定がない場合、どの方法で送ればいい？

企業から履歴書の送付方法について具体的な指定がない場合は、PDF形式でメールに添付して送るのが一般的です。

PDF形式はレイアウトが固定され、誰がどの端末で開いても内容が崩れることがありません。また、メールで直接添付する方法は、最も手軽で確実な方法とされています。

• 件名：応募書類の送付（氏名）
• 本文：簡潔に「ご依頼いただきました履歴書を添付いたします」と記載。
• 添付ファイル名：20241201_rirekisyo_yamada.pdf

• 添付ファイルのサイズが5MBを超える場合は、Google DriveやDropboxなどのクラウドストレージを活用して送付します。
• メール送付後に「受領確認のご返信をお願いいたします」と加えると、確実に相手に届いたことを確認できます。
• 不明点がある場合は、先方に「送付方法についてご指定がございましたらお知らせください」と問い合わせることを忘れないようにしましょう。

ポイント

履歴書送付時の疑問を解消することは、採用担当者に良い印象を与える第一歩です。

「スマホからの送信」「写真付き履歴書のデータ化」「送付方法の選択」に対する正しい知識を持つことで、どのような状況にも的確に対応できます。

このFAQを参考に、自信を持って履歴書送付を行いましょう！

まとめ：履歴書送付メールの正解を押さえて第一印象をアップ！

履歴書送付メールは、採用担当者にとって応募者の第一印象を決定づける大切なステップです。

このメールが丁寧かつ適切であれば、あなたの真剣さや誠実さを伝えることができ、面接への期待値を高めることができます。この記事で紹介したポイントを押さえ、確実なメールを作成しましょう。

記事内容の要約

履歴書送付メールを作成する際に重要なポイントを振り返ります。

1. 基本マナーを守ること
   • メールの返信タイミングは迅速に。目安は半日から1日以内。
   • 件名や宛名は簡潔で分かりやすく書きましょう。
2. メールの本文を明確に
   • 用件を簡潔に伝える。
   • 感謝の言葉や丁寧な締めの表現を添えることで、好印象を与える。
3. 送付方法の工夫
   • 履歴書はPDF形式で送るのが基本。
   • 必要に応じてパスワードを設定し、クラウドストレージを活用する。
4. よくある疑問の対応
   • スマホでの送信も可能だが、体裁や誤送信には注意。
   • 写真付き履歴書のデータ化や送付方法の不明点も事前に解決しておく。

この記事を参考に、履歴書送付メールを自信を持って仕上げましょう！
実際のメールを作成する際には、テンプレートを活用しながら自分なりの丁寧さをプラスしてみてください。

最後に

履歴書送付メールは難しい作業ではありませんが、丁寧さと注意深さが求められる場面です。

今回の記事で紹介した内容を基に、採用担当者に好印象を与えるメールを作成し、次のステップへと進んでください。あなたの成功を心から応援しています！